Cómo gestionar tareas en Google Calendar paso a paso

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Si usas Google Calendar a diario para organizarte, pero aún no exprimes las tareas integradas en el calendario, estás dejando escapar una de las funciones más útiles de todo el ecosistema de Google. Calendar y Google Tasks trabajan de la mano para que no solo veas reuniones y eventos, sino también todo lo que tienes pendiente, cuándo y cómo quieres hacerlo.

En las siguientes líneas vamos a ver, paso a paso, cómo gestionar tareas en Google Calendar: crearlas, editarlas, marcarlas como completadas, configurarlas para que se repitan, ocultarlas cuando no te interesen e incluso revisar de un vistazo todo lo que tienes atrasado. La idea es que termines con un sistema sólido para tu día a día, sin complicarte y aprovechando todos los ajustes avanzados que a veces pasan desapercibidos.

Cómo crear tareas directamente en Google Calendar

La forma más rápida de empezar a organizarte es creando una tarea directamente sobre la cuadrícula de Google Calendar, igual que harías con una reunión o un evento, pero con algunas particularidades pensadas para listas de cosas por hacer.

Para añadir una nueva tarea desde la vista principal del calendario, solo tienes que seguir unos pasos muy sencillos en la versión de escritorio de Google Calendar, donde se encuentra la configuración más completa y donde puedes ver todo tu calendario y tus tareas a la vez sin cambiar de ventana.

En tu calendario puedes hacer clic en cualquier hueco libre de la cuadrícula o, si lo prefieres, utilizar el botón “Crear” que verás en la parte superior izquierda de la pantalla. En ambos casos se abrirá una ventana donde, en lugar de elegir Evento, seleccionarás la opción “Tarea” para empezar a definir todos los detalles.

Una vez seleccionada la opción de tarea, podrás introducir el título de lo que tienes que hacer, establecer la fecha y las horas asociadas, elegir la lista de tareas a la que pertenece, escribir una descripción más completa y tocar los parámetros avanzados para ajustar la visibilidad, el color, la disponibilidad y algunas funciones especiales disponibles en cuentas profesionales o educativas.

Cuando termines de configurar todo, bastará con pulsar en el botón “Guardar” para que la nueva tarea se muestre dentro del propio calendario en el día y hora que hayas elegido, o solo en el día si no has establecido un horario concreto.

Opciones y ajustes detallados de cada tarea

Cada tarea que creas en Google Calendar tiene una serie de ajustes que determinan cómo se muestra, cuándo vence o qué comportamiento tiene respecto a tu disponibilidad. Estos ajustes te permiten adaptar las tareas a tu forma personal de trabajar y evitar olvidos o solapamientos con reuniones.

Uno de los parámetros clave es la fecha y hora de inicio. Aquí puedes indicar el día exacto y, si lo necesitas, una hora concreta en la que vas a dedicar tiempo a esa tarea. Esto resulta muy útil si quieres reservar un bloque de trabajo para avanzar en algo importante y que Calendar lo tenga en cuenta igual que cualquier otra cita.

Además de la hora de inicio, puedes configurar una fecha límite o vencimiento. Esta fecha marca el momento hasta el cual esperas tener la tarea terminada, algo ideal para recordatorios de entregas, exámenes, informes o cualquier hito que tenga un plazo fijo. De esta manera, la tarea queda claramente señalada en el calendario como algo que debe estar hecho para ese día.

Cada tarea cuenta también con un campo de descripción más amplia, donde puedes añadir todos los detalles que consideres: pasos a seguir, enlaces, notas rápidas o cualquier información que te ayude cuando llegue el momento de ponerte con ella. Aunque parezca un detalle menor, aprovechar bien este espacio evita tener que buscar la información en otros sitios más adelante.

Otro ajuste esencial es la lista de tareas en la que quedará guardada la tarea. Google Tasks permite organizar tus pendientes en distintas listas (por ejemplo: trabajo, estudios, personal, compras, etc.), y desde el propio Google Calendar puedes asignar cada tarea a la lista que mejor encaje. Esto hace que, además de verla en el calendario, también aparezca organizada dentro de la sección de Tasks.

En la parte de configuración avanzada puedes ir un poco más allá y personalizar la forma en la que se visualiza y se comporta la tarea. Entre otras opciones, es posible cambiar el color con el que se muestran tus tareas, algo muy práctico si quieres distinguirlas de un vistazo rápido frente a los eventos normales, o si deseas diferenciar tipos de tareas por colores.

En estas opciones también puedes definir tu estado de disponibilidad como “Libre” u “Ocupado”. Esto es importante porque, si indicas que estás ocupado en el tramo horario ligado a la tarea, otras personas que consulten tu agenda compartida verán que no estás disponible para reuniones en ese momento concreto.

Algunas cuentas de Google Workspace (de empresa o centros educativos) tienen características adicionales como el modo “No molestar” vinculado a las tareas, que se integra con el chat de Google para silenciar notificaciones mientras te centras en lo que tienes que hacer, o la opción de rechazar automáticamente reuniones cuando tu estado para esa franja está marcado como ocupado por una tarea.

Por último, puedes modificar la visibilidad de la tarea para otras personas si compartes tu calendario. Esto te permite, por ejemplo, ocultar el detalle de ciertas tareas o cambiar cómo se muestran a quienes tienen acceso a tu agenda, de forma similar a cómo funcionan los eventos habituales. Si te preocupa la seguridad al compartir tu calendario, puedes consultar nuestra guía de seguridad en Internet para aplicar buenas prácticas.

Crear tareas desde el panel de Google Tasks en Calendar

Además de crear tareas directamente al hacer clic en un espacio del calendario, también puedes gestionarlas desde el panel lateral de Google Tasks que aparece a la derecha en la interfaz de Calendar (y también en Gmail, Drive, Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones).

Cuando abras ese panel, verás tus listas de tareas y podrás navegar entre ellas, añadir nuevas entradas o modificar las existentes. Para crear una tarea nueva desde este panel en Calendar, basta con hacer clic en el botón para añadir una tarea dentro de la lista que quieras, escribir el nombre, añadir los detalles que necesites y establecer, si procede, una fecha.

En este panel lateral también puedes crear rápidamente subtareas asociadas a una tarea principal, algo muy útil para trabajos con varios pasos o proyectos de estudio en los que quieras dividir el trabajo por apartados o temas. Estas subtareas se gestionan íntegramente en Tasks, y si les asignas fecha, también aparecerán en el calendario.

Cuando una tarea o subtarea tiene una fecha asignada, se mostrará automáticamente en la vista de Google Calendar en el día correspondiente. Esto hace que, aunque las hayas creado desde el panel lateral, estén perfectamente integradas en tu planificación diaria y no tengas que revisar varias aplicaciones por separado.

Una ventaja adicional del panel de Google Tasks es que puedes arrastrar y soltar tareas para reordenarlas, marcar como favoritas las más prioritarias mediante una estrella y pasar rápidamente de una lista a otra. Todo se sincroniza en segundos y queda reflejado de inmediato tanto en Calendar como en las apps móviles.

Marcar tareas como completadas y gestionar su visibilidad

Cuando finalizas algo que tenías pendiente, es importante marcarlo como hecho para mantener tu sistema al día. En Google Calendar es muy sencillo indicar que una tarea ya está completada y, si lo deseas, ocultar aquellas que ya no te aportan información.

Para marcar una tarea como realizada desde Calendar en el ordenador, solo tienes que localizarla en la vista de calendario y hacer clic en el icono de completar situado a la izquierda del nombre de la tarea. Automáticamente pasará al estado de completada tanto en Calendar como en la lista correspondiente de Google Tasks.

Tras marcarla como hecha, verás una confirmación en la parte inferior derecha de la pantalla donde se indica que la tarea se ha completado correctamente. Esta acción mantiene el historial de lo que has ido cumpliendo, algo que puedes revisar desde el panel de Tasks si en algún momento necesitas ver qué habías hecho en días anteriores.

Si en tu calendario prefieres centrarte solo en lo que todavía tienes pendiente, puedes desactivar la opción que muestra las tareas completadas. En la parte superior derecha, junto al icono de ajustes, encontrarás el selector de vista de Calendar; desde ahí puedes desmarcar la casilla que indica que se enseñen las tareas ya terminadas, de manera que desaparezcan de la vista y el calendario se vea más limpio.

También puedes optar por ocultar por completo todas las tareas del calendario, no solo las finalizadas. Para eso, tienes que ir al panel lateral izquierdo, dentro del apartado “Mis calendarios”, y quitar la marca de la casilla “Tasks”. Mientras esa casilla esté desmarcada, no se verán tareas en la cuadrícula, aunque seguirán existiendo en Google Tasks y podrás consultarlas allí cuando quieras.

Ver, editar y eliminar tareas ya creadas

Para que una tarea aparezca claramente en Google Calendar debe tener, como mínimo, una fecha asociada en el calendario. Una vez creada, puedes revisarla, cambiarla o borrarla según tus necesidades del día a día, tanto desde Calendar como desde el propio panel de Tasks.

Si quieres revisar cuáles son tus tareas en el calendario, asegúrate primero de que la casilla “Tasks” esté marcada dentro del apartado “Mis calendarios” en la columna izquierda. En caso de que el listado esté plegado, puede que tengas que desplegar el menú lateral para ver todos los calendarios disponibles, incluyendo el de tareas.

Para editar una tarea existente, haz clic sobre ella en la vista de calendario y selecciona la opción de editar tarea en la ventana emergente. Se abrirá un panel donde podrás modificar el título, la descripción, la fecha, la hora, la lista a la que pertenece y el resto de opciones avanzadas. Cuando termines, pulsa en “Guardar” para que se actualicen los cambios.

Estos mismos cambios también puedes realizarlos desde el panel lateral de Google Tasks, tanto en Calendar como en Gmail o el resto de aplicaciones de Google Workspace. Allí encontrarás la lista de tareas, podrás ajustar fechas, horas y repetir tareas desde el mismo sitio, con la ventaja de ver tus notas y subtareas de un vistazo.

Si lo que necesitas es cambiar únicamente la fecha límite de una tarea concreta, puedes abrir la tarea desde el calendario, ir al campo donde aparece la fecha de vencimiento y escribir la nueva fecha que te convenga. Después, guardas y la tarea aparecerá automáticamente reubicada en el calendario para el nuevo día.

En el caso de querer fijar tanto una hora de inicio como una de finalización para una tarea, también es posible hacerlo desde la ventana de edición. Solo tienes que ir a la configuración de fecha de inicio y seleccionar una hora de comienzo y otra de fin. Esto es especialmente útil cuando compartes tu calendario con otras personas, ya que puedes ajustar además la visibilidad de esas tareas con horario concreto.

Ten en cuenta que, a día de hoy, no está permitido añadir una hora de finalización a las tareas que se repiten periódicamente. Primero tendrías que convertir esa tarea recurrente en una tarea normal o crear una nueva que no se repita y, después, asignarle un rango de tiempo completo con hora de inicio y de cierre.

Si lo que quieres es transformar una tarea que solo tiene fecha en una tarea con bloque horario, basta con abrirla y pulsar en la opción de “Añadir hora” dentro de sus detalles. A partir de ese momento, Calendar entenderá esa tarea casi como un evento, bloqueando el hueco y mostrando el tramo de tiempo que vas a dedicarle.

Cuando una tarea ya no tiene sentido conservarla, puedes borrarla sin problema. Para eliminarla desde el calendario, abre la tarea en la fecha correspondiente, haz clic en el icono de eliminar y confirma la acción. La tarea desaparecerá tanto del calendario como de la lista en Google Tasks, por lo que ya no ocupará espacio ni te aparecerá como pendiente.

Revisar tareas pendientes y lista de los últimos 365 días

Google Calendar incluye una función muy práctica para consultar de forma rápida todas las tareas que siguen pendientes en el último año. Esto resulta útil para detectar cosas que se te han ido quedando atrás o para revisar compromisos que tal vez tengas que reprogramar.

Para acceder a esta lista desde Calendar, cambia a una vista de agenda de un solo día y haz clic en la opción llamada “Tareas pendientes” en la parte superior del calendario. Se abrirá una ventana con el listado de las tareas no completadas de los últimos 365 días, mostrándote solo aquello que todavía está sin hacer.

Dentro de esta lista emergente, puedes realizar varias acciones rápidas sin tener que ir una por una al calendario. Si quieres modificar alguna tarea, coloca el cursor en la parte derecha de la línea correspondiente y haz clic en la opción de editar para cambiar los datos que necesites (fecha, descripción, lista, etc.), y luego guarda los cambios para que se actualicen.

Si ves tareas que ya no tienen sentido o que sabes que no vas a realizar, puedes eliminarlas desde esta misma lista. De nuevo, sitúate en el lateral derecho de la tarea, elige la opción de editar y dentro encontrarás el botón para borrar definitivamente esa tarea. Es una forma rápida de hacer limpieza de pendientes que ya no encajan en tu realidad actual.

También puedes marcar directamente como hechas las tareas que sí has realizado pero olvidaste completar en su momento. Desde el mismo listado, pasa el ratón por el lado derecho de la tarea y selecciona la opción de marcar como completada. Con eso desaparecerá de la lista de pendientes y quedará registrada como finalizada.

Si decides esconder todas las tareas de tu calendario (desmarcando el calendario de “Tasks” en la columna izquierda), la lista de tareas pendientes dejará de mostrarse, ya que depende de que se estén visualizando tareas en Calendar. En cualquier momento puedes volver a mostrar las tareas y recuperar la lista de pendientes históricos del último año.

Trabajar con tareas recurrentes en Google Calendar y Google Tasks

Cuando tienes hábitos o responsabilidades que se repiten con frecuencia, como redactar un informe mensual, enviar un resumen semanal o preparar un ejercicio fijo cada día, puedes ahorrar mucho tiempo creando tareas recurrentes que se repitan automáticamente en Google Tasks y, por tanto, también en Calendar.

Estas tareas pueden configurarse para que se repitan a distintos intervalos, por ejemplo de forma diaria, semanal, mensual o incluso anual, dependiendo de lo que necesites. Así no tienes que estar creando cada vez una tarea nueva: Calendar y Tasks generan las siguientes instancias por ti, y tú solo te preocupas de hacerlas y marcarlas como completadas.

Hay algunas particularidades importantes que conviene tener en mente. En la cuadrícula de Google Calendar se muestra solo un número limitado de ocurrencias futuras de una tarea repetitiva. A medida que se va acercando la fecha de las siguientes instancias, el sistema las irá generando automáticamente, así que no te preocupes si al principio no ves todo el año completo de una sola vez.

Las tareas y subtareas que estén compartidas con otras personas no pueden configurarse como recurrentes. Si intentas hacerlo, verás que no existe esa opción, ya que el sistema limita la repetición para este tipo de contenido. Además, las tareas recurrentes no se pueden mover a otras listas una vez creadas: tendrás que planificar bien en qué lista las colocas desde el principio.

Otro detalle clave: si en algún momento detienes la repetición de una serie de tareas (por ejemplo, porque ya no tiene sentido que siga repitiéndose), esa serie quedará cerrada y no podrás volver a activarla de nuevo. En ese caso, si más adelante necesitas otra vez una tarea con repetición similar, tendrás que crear una nueva serie desde cero.

Para editar o completar tareas recurrentes desde Google Tasks, puedes abrir el panel lateral en Gmail, Calendar, Chat, Drive o cualquier documento de Workspace, hacer clic en la tarea que quieras modificar y revisar la sección donde aparece la información de cada repetición o instancia de la serie. Desde ahí podrás ajustar fechas concretas o parámetros generales de toda la secuencia.

Si lo que quieres es cambiar el comportamiento de toda la serie (por ejemplo, que pase de ser semanal a mensual), dentro de los detalles de la tarea recurrente verás la información de la repetición y podrás usarla para ajustar la frecuencia o desactivar la repetición. Si solo deseas modificar la siguiente instancia puntual (por ejemplo, mover a otro día un caso concreto), basta con tocar la fecha asociada a esa repetición específica.

Cuando marcas como completada una tarea que pertenece a una serie recurrente desde el panel de Tasks, en la parte inferior del panel verás una zona donde se listan las tareas realizadas. En el caso de las tareas que se repiten, la siguiente aparición de la serie se generará automáticamente en la fecha definida, manteniendo la secuencia sin que tengas que hacer nada más.

También puedes gestionar tareas repetitivas desde el propio Google Calendar. Al hacer clic en una tarea de este tipo, podrás editarla como cualquier otra, pero con la opción adicional de modificar la frecuencia de repetición o detenerla. Cuando guardes, el sistema te preguntará si quieres que los cambios se apliquen solo a esa tarea concreta o a todas las de la serie.

Para eliminar instancias de una tarea recurrente, Calendar te ofrece más flexibilidad. Al borrar una de estas tareas, podrás decidir si quieres eliminar solo esa aparición, esa aparición y todas las posteriores o la serie completa. Es importante recordar que, si necesitas borrar una única tarea concreta dentro de una serie, tendrás que hacerlo desde Google Calendar, ya que desde Tasks no se permite borrar solo una instancia aislada.

Usar Google Tasks en el móvil y vincular tareas con tus correos

La app móvil de Google Tasks es el complemento perfecto de Calendar porque te permite capturar y gestionar tareas desde cualquier sitio, incluso cuando no estás frente al ordenador. Todo lo que crees o modifiques desde el móvil se sincroniza con Calendar y con el resto de tus dispositivos.

Desde la aplicación puedes ver tus listas de tareas, crear nuevas, editarlas, añadir subtareas y establecer fechas y recordatorios para que se muestren en el calendario y generen avisos. De esta manera, no solo tienes las tareas integradas en Calendar, sino que también puedes organizarlas calificando prioridades y arrastrando para reordenar los elementos según su importancia.

La integración con Gmail es otra ventaja clave, y si usas asistentes, revisa cómo funcionan los asistentes como Google Home y Alexa. Puedes convertir un correo electrónico en una tarea directamente desde la bandeja de entrada, creando un ítem en Google Tasks que incluye un enlace al mensaje original para consultarlo después. Esto es especialmente útil cuando recibes peticiones o tareas por correo y no quieres que se pierdan entre otros mensajes.

Al crear la tarea desde el correo, puedes añadir fecha y, por tanto, la tarea aparecerá en Google Calendar el día que hayas definido. De esta forma, tus correos importantes se convierten en acciones visibles en tu planificación diaria, en lugar de quedarse enterrados en la bandeja de entrada.

Además, la app móvil te permite usar subtareas para dividir trabajos en varios pasos y marcar cada uno a medida que lo completas. Esto da una sensación muy clara de progreso y encaja muy bien con proyectos complejos o tareas largas que necesitan un desglose para no hacerse cuesta arriba.

¿Se pueden adjuntar tareas dentro de un evento concreto?

Una idea habitual es querer vincular pequeñas tareas a un evento concreto del calendario, por ejemplo, crear un evento de estudio para un capítulo de un libro y añadir dentro varias tareas como “bloques de temas” asociados a ese mismo evento. Esta integración tan directa, de momento, no existe tal y como muchos usuarios la imaginan.

Actualmente, Google Calendar permite crear eventos y tareas como elementos separados, aunque ambos puedan coexistir en las mismas fechas y franjas horarias. Lo que sí puedes hacer es usar la descripción de un evento para listar los pasos a seguir, o bien crear una tarea de mayor nivel y gestionar subtareas asociadas desde Google Tasks, de forma que todas ellas aparezcan en el calendario cuando tengan fecha.

Una forma práctica de simular esa vinculación es crear un evento para tu sesión de estudio o de trabajo y, en paralelo, generar tareas o subtareas fechadas en el mismo día y franja. Así, visualmente tendrás en el calendario tanto el bloque de tiempo reservado (evento) como las tareas que quieres completar durante ese bloque, aunque técnicamente sean elementos distintos.

A día de hoy, por tanto, no existe una función nativa que permita “incrustar” tareas dentro de un evento como si fuesen parte de su estructura, pero sí puedes combinar eventos, tareas y subtareas para conseguir algo muy similar en tu flujo de trabajo diario, aprovechando la flexibilidad de Google Tasks y la vista de Calendar.

Con todo lo que ofrece Google Calendar junto a Google Tasks, se puede montar un sistema de organización bastante potente: tareas con fecha e incluso con bloque horario, recordatorios claros, repetición automática en ciclos periódicos, control de tareas atrasadas, integración con el correo y con el móvil, más opciones de visibilidad y de no molestar en cuentas profesionales. Usando bien estas herramientas, es posible mantener al día tus pendientes y tus horarios sin recurrir a aplicaciones externas ni perder tiempo saltando de un sitio a otro.