Actualizado a: 20 de junio de 2023
Microsoft Office es una de las suites de productividad más populares y ampliamente utilizadas en el mundo. Sus herramientas, como Word, Excel y PowerPoint, se han convertido en estándares para la creación y edición de documentos, hojas de cálculo y presentaciones, respectivamente. Sin embargo, el coste asociado con la adquisición de una licencia puede ser un obstáculo para muchos usuarios.
Afortunadamente, existen formas legales y accesibles de utilizar Microsoft Office de manera gratuita. En este artículo, te presentaremos varias opciones y métodos que te permitirán disfrutar de las funciones y características de Office sin gastar un solo céntimo.
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La llegada de Google Drive como una de las mejores herramientas en la nube actuales motivó a Microsoft a lanzar su propia nube de ofimática. Sin embargo, existen múltiples alternativas que cumplen con las mismas funciones. Veámoslas.
Office Online
Por supuesto, Office Online, la alternativa de Microsoft que, como hemos mencionado, sirvió como contraataque al gran triunfo de Google Drive. Esta suite de productividad permite hacer uso de aplicaciones tan necesarias en el día a día como Word, Excel, Power Point, OneDrive, Outlook o algunas más sencillas como el calendario.
De manera gratuita, Microsoft te ofrecerá 5 GB de almacenamiento en la nube, asi que tendrás que andar con pies de plomo manejando los archivos.
En cuanto a las aplicaciones, debes tener en cuenta que Office Online ofrece una versión simplificada de cada una de ellas. Esto se traduce en que no contarás con todas las funciones de la suite de pago. Sin embargo, cumple a la perfección con cualquier tarea básica relacionada con redacción, presentaciones o tablas.
Office online también permite compartir tus archivos en tiempo real con tus contactos para agilizar el trabajo, además de ser completamente independiente con respecto al sistema operativo, sin importar si usamos Windows o MacOS.
| Ventajas | Desventajas |
|---|---|
| Acceso gratuito | Requiere una conexión a Internet |
| No es necesario descargar ni instalar nada | Funcionalidad limitada en comparación con la versión completa de Office |
| Compatibilidad con los formatos de archivo de Office | Dependencia de los servidores de Microsoft |
| Colaboración en tiempo real | Menos opciones de personalización y configuración |
| Sincronización automática con OneDrive | Limitaciones en el almacenamiento en la nube (5 GB) |
| Actualizaciones automáticas | Requiere una cuenta de Microsoft |
Microsoft 365 (versión gratuita para estudiantes)
Otra alternativa muy interesante para hacer uso de la suite oficial de Microsoft es la versión para estudiantes de Microsoft 365. El único requisito, obviamente, es pertenecer a un consejo educativo o ser edificante y poder demostrarlo.
Esto nos proporcionará acceso inmediato sin ningún coste a los principales programas de Office como Outlook, Word, Excel, Power Point y oneNote. Resulta también algo limitada y si quieres ir a más, ser estudiante o pertenecer a un consejo educativo te da acceso a opciones de pago rebajadas.
| Ventajas | Desventajas |
|---|---|
| Acceso a las últimas versiones de las aplicaciones de Office (Word, Excel, PowerPoint, etc.) | Dependencia de una conexión a Internet |
| Almacenamiento en la nube con OneDrive | Requiere renovación periódica de la suscripción |
| Colaboración en tiempo real | Puede requerir una curva de aprendizaje para aprovechar al máximo todas las funciones |
| Integración con otras aplicaciones y servicios de Microsoft (Outlook, Teams, etc.) | Requiere una cuenta de Microsoft vinculada a la institución educacional |
| Actualizaciones automáticas | |
| Acceso a plantillas y contenido exclusivo |
Google Drive
Ya hemos mencionado a Google Drive anteriormente y, obviamente, no puede faltar como alternativa a Microsoft Office. Se trata del servicio de almacenamiento en la nube de Google que integra varias funciones de interés para suplir a la suite de Windows.
Además de regalar, en su versión gratuita, 15 GB de almacenamiento, nos permite hacer uso de Documentos de Google (equivalente a Word), Hojas de cálculo de Google (equivalente a Excel), Presentaciones de Google (equivalente a Power Point), Formularios de Google y la integración con otras aplicaciones como Gmail, Google Fotos, Google Calendar o Google Keep.
| Ventajas | Desventajas |
|---|---|
| Amplio espacio de almacenamiento gratuito (15 GB) | Requiere conexión a Internet para acceder a los archivos |
| Acceso desde cualquier dispositivo | La velocidad de carga y descarga puede ser variable según la conexión |
| Colaboración en tiempo real | Limitaciones en la edición offline |
| Compartir y otorgar diferentes niveles de permisos | Dependencia de la cuenta de Google |
| Integración con otras aplicaciones de Google | Privacidad y seguridad de los datos pueden ser preocupaciones |
| Funciones de búsqueda avanzada | La versión gratuita tiene límites de capacidad y puede requerir actualización |
| Sincronización automática de archivos | La gestión de versiones y conflictos puede ser complicada |
| Copias de seguridad automáticas | Opciones limitadas para personalizar la interfaz |
Zoho
Seguimos con Zoho, otra excelente alternativa a Microsoft Office que integra algunas herramientas muy útiles para el sector empresarial como gestiones de proyectos, CRM, contabilidad o gestión de clientes.
Pero sin irnos muy lejos, debemos destacar las aplicaciones que simulan a las oficiales de Microsoft. En este sentido, cuenta con Zoho Writer (Word), Zoho Sheet (Excel), Zoho Show (Power Point), Zoho Mail (Outlook) y Zoho Docs (OneDrive). Una de las grandes ventajas de Zoho es que no recopila datos del usuario por lo que el apartado de privacidad es prácticamente excelente.
Existen versiones de pago que amplían nuestras posibilidades, pero si eres un usuario que va a hacer un uso individual sin necesidad de compartir archivos, la opción gratuita es muy interesante.
| Ventajas | Desventajas |
|---|---|
| Acceso en línea desde cualquier dispositivo | Puede requerir una curva de aprendizaje para usuarios acostumbrados a Microsoft Office |
| Colaboración en tiempo real | Función limitada a versiones de pago |
| Compatibilidad con varios formatos de archivo | No todas las aplicaciones de Zoho tienen la misma cantidad de características que las de Microsoft Office |
| Integración con otras herramientas de Zoho | Es posible que algunas organizaciones ya estén familiarizadas y dependan de Microsoft Office |
| Almacenamiento en la nube y sincronización | Personalización y opciones de configuración pueden ser menos extensas que en Microsoft Office |
| Actualizaciones automáticas y mejoras constantes | Dependencia de una conexión a Internet para acceder a las aplicaciones y archivos |
| Diversidad de herramientas para diferentes necesidades empresariales (de pago) | La versión gratuita de Zoho puede tener limitaciones en términos de capacidad y funciones |
| Opciones de precios y planes flexibles | Soporte técnico puede ser menos amplio o personalizado que el ofrecido por Microsoft Office |
iWork
No podía faltar Apple, ¿verdad? Si Google tiene Drive, la firma de la manzana mordida cuenta con iWork. Cuenta con un elegante interfaz de usuario muy al estilo Apple que integra aplicaciones de productividad muy interesantes como alternativa a Office.
Podemos encontrar Pages (Word), Numbers ( Excel) y KeyNote (Power Point). También merece la pena destacar que al formar parte del ecosistema de iOS, iWork presenta compatibilidad con iCloud, la nube de Apple, permitiendo compartir trabajos con el resto de tus dispositivos. Eso sí, esta plataforma tan solo cuenta con 5 GB de almacenamiento gratuito.
| Ventajas | Desventajas |
|---|---|
| Integración y optimización con dispositivos Apple | No es compatible con sistemas operativos de Windows o Android |
| Diseños atractivos y plantillas profesionales | La compatibilidad con algunos formatos de archivo de Microsoft Office puede ser limitada |
| Sincronización y colaboración en iCloud | Puede tener menos funciones avanzadas que las aplicaciones de Microsoft Office |
| Experiencia de usuario intuitiva | Menor adopción y reconocimiento general en comparación con Microsoft Office |
| Compatibilidad multiplataforma a través de iCloud.com | Algunas características pueden no ser tan completas o avanzadas como en Microsoft Office |
| Actualizaciones y mejoras constantes | La versión gratuita puede tener limitaciones en términos de capacidad y funciones |
| Opciones de precio asequibles | Algunos usuarios pueden preferir herramientas específicas de Microsoft Office para tareas más complejas |
| Integración con otros servicios de Apple | Puede requerir una cuenta de Apple para acceder y utilizar plenamente las aplicaciones |
LibreOffice
Continuamos con LibreOffice, otra opción que puede servir con eficacia para cumplir con als exigencias de ofimática de cualquier usuario, pues presenta compatibilidad con la gran mayoría de archivos que lee Office.
Algunas de sus aplicaciones destacadas son las siguientes: Writer (Word), Calc (Excel), Impress (Power Point), Draw (dibujo), Base (Access) y Math (fórmulas matemáticas). Sin embargo, algo que puede resultar negativo es inexistente versión para dispositivos móviles.
| Ventajas | Desventajas |
|---|---|
| Es software de código abierto y gratuito | La interfaz de usuario puede ser menos intuitiva para aquellos acostumbrados a Microsoft Office |
| Ofrece una amplia gama de aplicaciones de productividad | Algunas características avanzadas pueden no ser tan completas o avanzadas como en Microsoft Office |
| Compatibilidad con una variedad de formatos de archivo | No cuenta con el mismo nivel de soporte técnico y asistencia que Microsoft Office |
| Disponible en múltiples plataformas (Windows, macOS, Linux) | No es tan ampliamente utilizado y reconocido en comparación con Microsoft Office |
| Actualizaciones y mejoras constantes | Puede haber cierta incompatibilidad o pérdida de formato al abrir documentos de Office en LibreOffice |
| Personalización y extensibilidad | Algunas plantillas y complementos pueden ser menos abundantes o de menor calidad |
| Licencia de código abierto | La transición de macros y scripts de Office a LibreOffice puede requerir ajustes y modificaciones |
| Colaboración y trabajo en equipo | La suite puede requerir más recursos del sistema en comparación con Microsoft Office |
| Comunidad activa de desarrolladores y usuarios |
Nextcloud
Nextcloud es una plataforma de colaboración y almacenamiento en la nube. Aunque no ofrece una suite ofimática integrada, es posible combinarla con aplicaciones y complementos para recrear una experiencia similar a Office.
Su almacenamiento en la nube permite sincronizar y almacenar documentos, hojas de cálculo y presentaciones entre otros. Además, dispone de colaboración en tiempo real, posibilidad de compartir archivos e integración con aplicaciones como OnlyOffice (alternativa a Microsoft Office).
| Ventajas | Desventajas |
|---|---|
| Almacenamiento en la nube seguro y accesible | Puede requerir una configuración inicial más compleja que soluciones de oficina en línea dedicadas |
| Colaboración en tiempo real | Puede requerir la instalación y configuración adicional de aplicaciones de oficina en línea |
| Compartir y sincronizar archivos de manera eficiente | La compatibilidad con algunos formatos de archivo de Microsoft Office puede ser limitada |
| Integración con aplicaciones de oficina en línea | Algunas características avanzadas pueden no ser tan completas o avanzadas como en Microsoft Office |
| Calendarios y gestión de contactos | La integración y experiencia de usuario pueden variar dependiendo de las aplicaciones y complementos utilizados |
| Opciones avanzadas de seguridad y control | Puede haber cierta incompatibilidad o pérdida de formato al abrir documentos de Office en Nextcloud |
| Personalización y extensibilidad | La transición de macros y scripts de Office a Nextcloud puede requerir ajustes y modificaciones |
| Licencia de código abierto | No cuenta con el mismo nivel de soporte técnico y asistencia que Microsoft Office |
| Autogestión y control sobre los datos | La suite puede requerir más recursos del sistema en comparación con aplicaciones de oficina en línea dedicadas |
| Integración con otras herramientas de Nextcloud | La adopción puede requerir una curva de aprendizaje y adaptación para usuarios acostumbrados a Microsoft Office |
WPS
Finalizamos con la última alternativa a Microsoft Office, WPS, una herramienta sólida y muy completa, llena de herramientas y con compatibilidad con una gran variedad de archivos, muy adecuado para todos aquellos que buscan la máxima productividad a coste cero.
Entre sus herramientas, podemos destacar Writer (Word), Spreadsheets (Excel), Presentation (Power Point)y PDF Tools (herramienta de PDF). Por si fuera poco, cuenta con una interfaz muy intuitiva y sencilla, similar a la de Office y posee cientos de plantillas que ayudarán a todos los usuarios.
| Ventajas | Desventajas |
|---|---|
| Interfaz similar a Microsoft Office | Algunas características avanzadas pueden ser menos completas o avanzadas que en Microsoft Office |
| Compatible con una amplia gama de formatos de archivo | Aunque pueden existir problemas con ciertos formatos |
| Ofrece herramientas completas para documentos, hojas de cálculo y presentaciones | La versión gratuita puede mostrar anuncios |
| Integración con servicios en la nube | Algunas funciones pueden requerir la compra de la versión premium |
| Licencia gratuita y opción de versión premium | No cuenta con el mismo nivel de soporte técnico y asistencia que Microsoft Office |
| Ofrece plantillas prediseñadas y recursos adicionales | La suite puede requerir más recursos del sistema en comparación con Microsoft Office |
| Funcionalidad completa y opciones de colaboración | Algunas funciones pueden ser menos intuitivas o tener una curva de aprendizaje más pronunciada |
| Actualizaciones y mejoras constantes | No es tan ampliamente utilizado y reconocido como Microsoft Office |
| Disponible en múltiples plataformas (Windows, macOS, Linux, dispositivos móviles) | La traducción a otros idiomas puede no ser tan precisa o completa |
Conclusión
Utilizar Microsoft Office de manera gratuita es posible gracias a diversas alternativas que ofrecen funcionalidades similares y acceso a herramientas de productividad sin coste. A lo largo de este artículo, hemos hablado de diferentes opciones, como Office Online, LibreOffice, WPS Office y Google Drive, entre otros.
Cada una de estas alternativas presenta ventajas y desventajas, por lo que es importante evaluar tus necesidades y preferencias antes de elegir la opción más adecuada para ti.
